Dit is hoe ledenadministraties enorm veel tijd besparen

“Mijn e-mailgegevens kloppen niet. Er zit een schrijffout in mijn achternaam. De kengetallen van onze organisatie zijn veranderd, kunt u deze aanpassen? Wilt u uw correspondentie tegenwoordig naar ons postbusnummer sturen? Ik zou weleens meer inzicht willen hebben in wat onze vereniging allemaal van mij bijhoudt? We gaan verhuizen, dus ik dacht…”

Wie werkt voor de ledenadministratie van een vereniging zal dit soort dagelijkse vragen en mededelingen van leden herkennen. De meeste wijzigingen van leden worden via de telefoon of per e-mail verwerkt. Hoe omvangrijker de vereniging is, hoe groter vaak ook de uitdaging om al die vragen en verzoeken van leden in behandeling te nemen. Het zijn soms zelfs dagtaken geworden. Daarbij komt nog dat de privacywetgeving (AVG) ook extra telefoontjes en e-mails heeft opgeleverd. Het bijhouden van ledengegevens is daarom bijna topsport geworden, wat meer energie vraagt dan ooit tevoren. Het goede nieuws is dat er een oplossing is.

Nieuwsbericht Dit is hoe ledenadministraties enorm veel tijd besparen

Die oplossing begon met het stellen van een interessante vraag:

Wie laat je het werk doen?

Bij alle bovengenoemde werkzaamheden is het uiteindelijke doel om de juiste, correcte en voor het lid wenselijke gegevens in het CRM systeem te bewaren. Maar hoe houd je al die wijzigingen allemaal bij met honderden of soms duizenden leden? Vaak zijn hiervoor heel wat verschillende lijstjes en aantekeningen in omloop. De vraag is echter of deze werkzaamheden wel bij de ledenadministratie thuishoren. Jarenlang heb je iets gedaan wat misschien anders kan, waardoor de kans op verouderde of verkeerde ledeninformatie wordt teruggebracht. De realiteit is dat nagenoeg geen enkele ledenorganisatie alle gegevens van leden volledig juist in de CRM systemen heeft staan. Toch zou een honderd procent up-to-date database zorgen voor heel veel professionaliteit en ledenbinding. Wie je het werk het beste kunt laten laten doen? De leden zelf! Omdat zij en niemand anders het beste weten of hun persoonlijke informatie correct is en wat ze met jou willen delen.

Blog Ron

De oplossing die ledenadministraties enorm gaat ontlasten

Zoals we eerder schreven, onder andere in deze blog, ontwikkelen we heel graag samen met klanten op basis van directe klantvragen. In dit geval kwam er een vraag van UNETO-VNI | TECHNIEK NEDERLAND, de ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel. De uitdaging: een enquête maken om contributiebedragen te kunnen berekenen. Want, onder andere afhankelijk van grootte van het bedrijf, het aantal medewerkers en de omzet, gelden er andere contributietarieven. Dan moet deze informatie er wel zijn en vooral kloppend zijn. De informatie is uitgevraagd bij leden via een digitaal formulier en de informatie werd automatisch verwerkt in het CRM systeem. Vervolgens is de input gebruikt om de contributieberekeningen te maken en de juiste facturen op te stellen. Deze applicatie hebben we in samenwerking met andere klanten in het afgelopen twee jaar verder doorontwikkeld, en met trots lanceren we een nieuwe naam voor deze Livits module:

De Data Quality Checker!

Waarbij de naam overigens tot stand is gekomen tijdens onze klantendag in de Apenheul. Hier werd deze naam door onze klanten zelf bedacht en gekozen.

De voordelen van deze nieuwe module

Dit is waarom je met deze module twee vliegen in een klap slaat: ten eerste hebben leden inzicht in de gegevens die de vereniging registreert. Ten tweede betekent het voor de ledenadministratie van de vereniging een enorme tijdsbesparing doordat het updaten van gegevens door de leden zelf wordt gedaan.

Dit is hoe het in z’n werk gaat:

  1. De eerste stap is een dynamische selectie van leden die moeten worden uitgenodigd.
  2. Deze leden ontvangen een e-mail met een persoonlijke URL.
  3. Ze hoeven alleen maar op deze unieke link te klikken en zien een webformulier.
  4. Daarop staan de reeds bekende gegevens uit het CRM systeem. Het lid past zelf de individuele gegevens aan en ontvangt ter bevestiging een PDF met de oude en nieuw gekozen waardes. (AVG-proof)
  5. Er wordt nog een laatste controlescherm van de ingevulde opgaven getoond.
  6. Het CRM systeem wordt gevuld met de gewijzigde up-to-date data.
“Leden zelf eigenaar laten zijn van hun persoonlijke data levert enorme tijdswinst op voor de ledenadministratie. Daarnaast zijn CRM gegevens veel meer up-to-date en wordt aan de richtlijnen van de AVG voldaan” Ron Vermeulen – Customer Succes Manager CCI Groep

 

Prettige bijwerkingen

Vergelijk het maar met het online boeken van een reis, of het plaatsen van een bestelling bij een postorderbedrijf. Op het moment dat je jouw bestelling wilt afronden, ben je vast weleens rode letters tegengekomen. Omdat je per ongeluk was vergeten een verplicht veld in te vullen, kon je nog niet bestellen. De prettige bijwerking is dus dat juiste en correcte ledeninformatie volledig te sturen is met behulp van validaties in het formulier. Daarnaast heeft het lid inzicht in de gegevens die de vereniging registreert (AVG proof) en wordt van de wijzigingen ook een PDF opgemaakt en opgeslagen. Leden blijven hiermee echt eigenaar van de gegevens die door de vereniging worden gebruikt.

Wat levert de Data Quality Checker nog meer op?

Vooral aanzienlijke besparingen in tijd en een ROI berekening is snel te maken. Bedenk maar waarvoor je de vrijgekomen tijd allemaal kunt inzetten. Een voorbeeld: stel dat je een vereniging bent met 2.700 leden en je gemiddeld 10 minuten per lid per jaar aan wijzigingen besteedt. Een rekensom leert ons dan dat je 450 uur extra kunt besteden aan waardetoevoegende activiteiten! (2700 x 10 minuten : 60 minuten = 450 uur)

Zin om veel tijd te besparen?

Neem dan even de tijd om contact op te nemen. Want samen met jouw vereniging maken we de Data Quality Checker op maat, zodat precies die zaken worden uitgevraagd die verplicht of naar keuze moeten worden ingevuld. Zodat je meer tijd overhoudt om leukere en inspirerende dingen te doen.