werkgroep commissie bestuur Verenigingssoftware

Verrijk het besloten gedeelte met een afgeschermd groepen deel.

hero_immanuel

Werkgroepen

Werkgroepen

Uw leden kunnen de vergaderagenda en de bijbehorende stukken inzien, contact opnemen met andere groepsleden en nog veel meer!

Verrijk het besloten gedeelte met een afgeschermd groepen deel. Onder groepen verstaan we commissies, besturen, werkgroepen, projectgroepen enz. Hiermee wordt er een specifieke online groepsomgeving ingericht voor iedere groep. Indien een bezoeker lid en/of meelezer is van een groep kan hij inzicht krijgen in de leden van een groep, vergaderdata en de bijbehorende stukken inzien, samenwerken aan documenten, etc.

Demo aanvragen

Basis

Besturen & commissies

Elke vereniging kent diverse (werk)groepen maar de meest voorkomende zijn besturen en commissies. Elke groepsomgeving is beveiligd. Alleen leden en/of meelezers krijgen toegang tot de informatie in de groepsomgeving.

De niet-leden van een groep kunnen beperkte informatie zien op de groepspagina. Zij kunnen inzien wat het doel van de groep is (waar houdt de groep zich mee bezig) en wie de voorzitter en secretaris zijn.

Online aan- en afmelden voor een vergadering
Leden van de groep kunnen zich via het online groepsomgeving aan- en afmelden voor een vergadering. Ingesteld kan worden of de actieve leden van de groep standaard aangemeld worden voor een vergadering en zich dus moeten afmelden, of dat ze standaard afgemeld zijn en zich moeten aanmelden via de online groepsomgeving.

Werkgroepen_Besturen en comissiesIn welke werkgroep zit ik?

Online aan- en afmelden voor een groep als meelezer
Indien een niet-groepslid interesse heeft in de informatie welke beschikbaar is binnen een groep kan hij/zij zich aanmelden als meelezer van de groep, mits u deze optie wil aanbieden. Een meelezer krijgt toegang tot het online groepen gedeelte, maar levert geen actieve bijdrage binnen de groep. Dit is een automatisch proces zonder dat het secretariaat hier tussen komt. Eventueel kan hier ook een goedkeuringsslag van het secretariaat in toegevoegd worden.

Werkgroepen (permanent/tijdelijk)

Er bestaan permanente werkgroepen zoals het bestuur maar er worden ook regelmatig tijdelijke groepen opgericht voor een specifiek project.

U kunt deze nadat een project is afgerond op inactief zetten. U krijgt de keuze om in één keer alle meelezers en/of relaties van een (werk)groep van status te:

  • Verwijderen
  • Actief te laten
  • Inactief te maken per specifieke datum
Werkgroep_besturen en commisies2Direct toegang tot relevante groepsdocumenten

Groepsdocumenten

Publiceer direct uw documenten vanuit de backoffice op het ledennet en maak deze direct toegankelijk voor de leden van de betreffende werkgroep. Door de volledige integratie met het CRM gebeurt dit real-time.

De leden hebben via het ledennet toegang tot:

  • Overzicht van mijn groepen (besturen/commissies/permanent/tijdelijk) en bijbehorende leden
  • Overzicht van de groepsdocumenten
  • Overzicht van de vergaderingen en bijbehorende vergaderstukken
  • PDF creator; mogelijkheid om meerdere pdf’s als één pdf te downloaden
Werkgroep_Vergaderingen en vergaderstukkenDirect inzicht in vergadergegevens

Vergaderingen en vergaderstukken

Via het besloten gedeelte kunnen de leden van hun groep de laatste vergaderdata inzien en de bijbehorende stukken downloaden. Ook gepasseerde vergaderingen kunnen geraadpleegd worden met de bijbehorende notulen.

Voor elke vergadering die aangemaakt wordt in het systeem wordt er een documentenmap aangemaakt met de datum van de vergadering. Hierin kunnen de stukken van de betreffende vergadering opgenomen worden, denk hierbij aan agenda, notulen en eventuele bijlagen.

Naast specifieke vergaderstukken kunnen ook overige documenten opgenomen worden binnen de groep. Dit zijn documenten die niet direct aan een specifieke vergadering gekoppeld zijn maar toch relevant zijn voor de hele groep.

PDF creator: meerdere PDF’s als 1 PDF downloaden

In Livits kan direct van documenten een PDF gegenereerd worden. Dit kan middels de handige “genereren” knop, die op diverse plekken in Livits aanwezig is.

De PDF generator van CCI Livits levert een PDF/A formaat op. Deze variant is specifiek ontwikkeld voor het archiveren van documenten op lange termijn (conform ISO 19005-1). Dit is één van de weinige documenttypes is, die op lange termijn dezelfde weergave van het document kunnen garanderen. Hiermee is de PDF dus uitermate geschikt voor digitale archivering.

Indien er vanaf de website een link legt naar een document uit Livits dan wordt, indien er een PDF versie bestaat, de PDF aangeboden aan de bezoeker. Bestaat er geen PDF van het document dan blijft het originele bronbestand gelden zoals b.v. Word of Excel.

Wanneer er op een pagina van de website of het ledennet meerdere PDF bestanden staan (zoals bv. de vergaderstukken bij een vergadering), kunnen deze in één keer gedownload worden in één groot PDF bestand. Alle documenten worden dan achter elkaar 'geplakt'. Dit scheelt voor bezoekers enorm in tijd. In plaats van alle individuele bestanden aanklikken, openen en afdrukken, kan men nu de betreffende bestanden selecteren en allemaal gezamenlijk in één keer bekijken en afdrukken.