MS Office Verenigingssoftware CCI Groep

U maakt eenvoudig e-mails, brieven, vergaderstukken, etiketten, agenda´s, presentaties en hele mailings.

hero_immanuel

MS Office integratie

MS Office integratie

De koppeling met MS Outlook en MS Office zorgt voor maximaal gemak en veel tijdbesparing. U maakt eenvoudig e-mails, brieven, vergaderstukken, etiketten, agenda´s, presentaties en hele mailings. Dit alles met de juiste gegevens van de leden op de juiste positionering. De dagelijkse werkzaamheden worden met deze koppeling sterk vereenvoudigd.

Office 365 is vaak met andere systemen niet werkzaam, met Livits daarentegen wel!

Demo aanvragen

Basis

E-mail naar personen, bedrijven, groepen en bijeenkomstdeelnemers

Het is met deze integratie niet meer nodig om mailinglijsten van MS Outlook te gebruiken. Met behulp van de Add-in kan er direct naar mailadressen gezocht en gemaild worden in het CRM. Op deze manier kan er een e-mail verstuurd worden naar één of meerdere personen of bedrijven. Hiervoor hoeft de gebruiker niet ingelogd te zijn in het CRM. Bepaal of de mailadressen in het veld: aan, cc, bcc of een combinatie van deze velden geplaatst moet worden.

Naast het mailen van personen of bedrijven kan de MS Outlook Add-in ook direct mailen naar één of meerdere groepen. Bij deze groepen kan geselecteerd worden of alleen de actieve leden de e-mail moet ontvangen of ook de meelezers. Ook kan er vanuit Outlook direct gemaild worden naar deelnemers van een bijeenkomt.

Grote aantallen (bulkmail) mogelijk

Omdat MS Outlook een maximum aantal ontvangers toestaat heeft de MS Outlook Add-in ook een bulkmail functionaliteit. Met deze functionaliteit is het mogelijk om grote mailverzendingen te doen. De bulkmail maakt geen gebruik van de MS Outlook verzend methodiek, maar van de Livits mailserver. Hierdoor vervalt ook het gebruik van de aan, cc en bcc velden. Iedere ontvanger krijgt een los mailtje (bcc). Bij deze functionaliteit is het mogelijk om aan te geven vanuit welk mailadres de mail verzonden wordt, bijvoorbeeld vanuit het info@ e-mailadres.

Inkomende en uitgaande e-mail opslaan

Zowel inkomende als uitgaande e-mail kan in het systeem geregistreerd worden. Met één druk op de knop maakt het systeem bij alle ontvangers van de mail een registratie aan. Bij deze registratie wordt de datum, het kanaal (e-mail of post), de richting (in- of uitgaand), de naam van de verzender en ontvangers, het onderwerp en eventuele notities vastgelegd.

In Outlook agenda informatie uit CRM opnemen

Het is mogelijk om afspraken in MS Outlook van extra informatie uit het CRM te voorzien, zoals deelnemers invoegen en bijlagen toevoegen, maar ook een uittreksel van CRM informatie van een persoon of bedrijf toevoegen aan de afspraak. Tevens kan er direct een contactregistratie aangemaakt worden van de afspraak.

Extra

E-mail met DMS bestand als bijlage

Het DMS bevat alle documenten van Livits. Door middel van de MS Outlook Add-in kunnen documenten als bijlage aan een e-mail gekoppeld worden. Deze worden dan met het e-mailbericht meegestuurd.

Word sjabloon samenvoegen met gegevens uit CRM

Het is mogelijk om een document aan te maken op basis van een sjabloon. Door de verschillende sjablonen die binnen de organisatie gebruikt worden op te nemen in de MS Office koppeling kunt u documenten aanmaken op basis van deze sjablonen. Zo is een brief, agenda of memo altijd in de huisstijl van uw organisatie.

Naast briefsjablonen kunnen ook andere sjablonen in de MS Word Add-in opgenomen worden. Agenda-, notulen- en memosjablonen kunnen gebruikt worden om samen te voegen met een groepsvergadering. Hierdoor worden de datum, tijd, locatie en de aanwezigen direct samengevoegd in het sjabloon.

Bestanden bewerken en opslaan vanuit DMS en Office

Het Document Management Systeem (DMS) van Livits werkt naadloos samen met de Add-ins. Door een document uit het DMS te openen start het bijbehorende MS Office pakket op. Door middel van de Add-in kunnen documenten weer opgeslagen worden in het DMS.

Archivering van Office bestanden (DMS)

Indien gebruik gemaakt wordt van Livits DMS kan de e-mail en eventuele bijlages (in het geval van binnenkomende mail) in het DMS opgeslagen worden. Bij het archiveren kan een document in een specifieke map binnen een of meerdere specifieke onderdelen binnen het systeem opgeslagen worden (denk aan het archiveren van een brief binnen een bepaald dossier of bij een werkgroep).

Templates PowerPoint, Excel in DMS

Gebruik de MS PowerPoint Add-in voor het aan- en opmaken van PowerPoint presentaties. Door middel van de Add-in kan een sjabloon gekozen worden dat geheel in de huisstijl is van uw organisatie. Sla vervolgens de presentatie in het DMS op slaan en koppel dit aan de juiste bedrijven, personen, groepen en/of dossiers.

Ook kunt u spreadsheets in Excel aanmaken. Na invoering van de benodigde gegevens kan het spreadsheet-bestand in het DMS opgeslagen en gekoppeld worden aan de juiste bedrijven, personen, groepen en/of dossiers.