DMS Verenigingssoftware CCI Groep

Sla documenten centraal op, bewerk en deel deze in het systeem. Faciliteer een papierloos kantoor.

hero_immanuel

DMS

DMS

Documenten zijn altijd en overal beschikbaar. In vrijwel alle gevallen zal een document bij een dossier, groep, bedrijf of persoon horen, daarom is het mogelijk documenten aan deze gegevens (locaties genoemd) te koppelen. Documenten kunnen tevens helemaal los staan van alle andere gegevens binnen Livits.

Daarnaast moeten datastromen en bijbehorende opslag van documenten aan de privacy-eisen van de AVG / GDPR voldoen die ook aan de ledenorganisatie worden gesteld. Waar sla jij privacygevoelige documenten op? Gewoon in de brandkast of heb je ze digitaal? Voor digitale opslag is het zaak om de toegangsrechten goed te regelen. Lees onze blog die we hierover schreven.

Demo aanvragen

Basis

Werkgroep_besturen en commisies2Voorbeeld wergroep

Werkgroepdocumenten (ledennet)

Een belangrijk deel van de groepen functionaliteit op een ledennet is de mogelijkheid om vergaderstukken en overige relevante documenten te delen binnen de online groepsomgeving. Bijvoorbeeld besluitstukken, relevante artikelen enz. Naast specifieke vergaderstukken kunnen ook overige documenten opgenomen worden binnen de groep. Dit zijn documenten die niet direct aan een specifieke vergadering gekoppeld zijn maar toch relevant zijn voor de hele groep.

Werkgroep_Vergaderingen en vergaderstukkenVoorbeeld details vergadering

Vergaderstukken (ledennet)

Voor elke vergadering die aangemaakt wordt in het systeem wordt er een documentenmap aangemaakt met de datum van de vergadering. Hierin kunnen de stukken van de betreffende vergadering opgenomen worden, denk hierbij aan agenda, notulen en eventuele bijlagen.

PDF Creator

In Livits kan van documenten direct een PDF gegenereerd worden. De handige “genereren” knop is op diverse plekken in Livits aanwezig. Bijvoorbeeld direct als u uw document toevoegt aan Livits. In het laatste geval kunt u aanvinken of u automatisch ook een PDF van het document in Livits opgenomen wilt hebben.

Wijzigt u een document inhoudelijk, dan kan de PDF ook weer direct bijgewerkt worden.

Indien er vanaf de website een link ligt naar een document uit Livits dan wordt -mits er een PDF versie bestaat- de PDF aangeboden aan de bezoeker. Bestaat er geen PDF van het document dan blijft het originele bronbestand gelden zoals b.v. Word of Excel.

DMS_document taggenVoorbeeld thema "Innoveren"

Documenten taggen

Documenten kunnen gelabeld worden met tags voor goede vindbaarheid en automatische dossiervorming. Deze kunnen op het zoekscherm gebruikt worden voor het zoeken naar documenten.

Daarnaast worden deze tags gebruikt voor automatische dossiervorming. Per dossier kan worden ingesteld welke metatags van toepassing zijn bij het betreffende dossier.

Extra

Versiebeheer

Door gebruik te maken van versiebeheer kan er van een document meerdere versies opgeslagen worden. Met versiebeheer kan er altijd terug gegrepen worden naar een eerdere versie van een document. Tevens kan in concept aan een versie gewerkt worden, terwijl overige gebruikers nog de actieve onbewerkte versie kunnen inzien. Heeft u een nieuwe versie al lokaal gemaakt op uw PC dan kunt u dit document uploaden als nieuwe versie in het DMS..

Bestanden bewerken

Open documenten vanuit het DMS in MS Word, MS Excel of MS PowerPoint en bewerkt direct de documenten. Door gebruik te maken van de opslaan knop in de MS Office koppeling kan een document direct opgeslagen worden in het DMS vanuit het programma waarin het document bewerkt is.

Check in-out functie

Het DMS bevat een check-in/check-out functionaliteit. Dit voorkomt dat meerdere mensen tegelijk in een documenten werken waardoor er potentieel gegevens verloren gaan. Zodra een Livits gebruiker een document in bewerking heeft, wordt deze automatisch uitgecheckt. Dit houdt in dat op dat moment andere gebruikers dit document niet kunnen bewerken. Indien de gebruiker klaar is met het document kan het document weer ingecheckt worden. Het document is vanaf dat moment weer beschikbaar voor andere gebruikers.

Rechten per documentsoort

Het DMS bevat een eigen rechtenstructuur. In deze structuur kunnen rechtengroepen aangemaakt worden. Per rechtengroep kunnen rechten ingesteld worden. De volgende rechten zijn in te stellen per groep:

  • Document tonen
  • Document kopiëren
  • Document bekijken (preview)
  • Document inhoudelijk bewerken
  • Document metagegevens verwerken
  • Document verwijderen

Om te voorkomen dat u bij elk document de rechten in moet stellen, kunt u default rechten per documentsoort instellen. Bij het aanmaken van een nieuw document wordt op basis van de documentsoort al de goede rechten instellingen gedaan bij dit document.

Documenten delen met systeemgebruikers

Documenten delen is bedoeld voor intern gebruik. Bijvoorbeeld als een document ter review aangeboden moet worden aan een andere collega. Met deze functionaliteit kan een document aan meerdere collega’s aangeboden worden via e-mail met een link erin naar het betreffende document. Als de collega in kwestie de link opent, komt deze direct in het DMS terecht bij het juiste document en kan deze vanuit hier inhoudelijk bewerken. Op het persoonlijk dashboard is een widget beschikbaar met alle gedeelde documenten.

Documentenboom

In het DMS kan op verschillende locaties een document opgeslagen worden. Per bedrijf, persoon, groep of dossier kan een specifieke boomstructuur gemaakt worden om documenten goed te organiseren.

Per context (bedrijf, persoon, groep, dossier) kan een template worden gedefinieerd met een basis opzet qua mappenstructuur. Elk bedrijf, persoon, groep en dossier dat nieuw wordt aangemaakt krijgt automatisch een mappenstructuur op basis van de template.

Kenmerken vastleggen bij documenten

Een document kan automatisch een uniek kenmerk krijgen. Dit kenmerk wordt klant specifiek ingericht. In dit kenmerk kunt u bijvoorbeeld de initialen van de eigenaar opnemen, jaartal, uniek oplopend nummer, etc.

DMS_Bestanden opslaan bij dossierVoorbeeld dossier "aanbestedingen"

Bestanden opslaan bij bedrijf/persoon/dossier

Een document kunt u op meerdere locaties in het DMS opslaan, dus kan gekoppeld worden aan meerdere bedrijven, personen, groepen en/of dossiers. Het voordeel hiervan is dat een document op meerdere plekken vindbaar is en wijzigingen die in het document gedaan worden op alle plekken verwerkt worden.

Een belangrijk onderdeel van het DMS is de mogelijkheid om dossiers aan te maken. Dossiers zijn meestal een clustering van documenten over een bepaald onderwerp. Binnen een dossier kan een mappenstructuur aangemaakt worden om de documenten beter te structureren. Een dossier kan een subdossier zijn van een ander dossier. Hiermee kan een dossier overzicht worden gebouwd. Dit is een hiërarchische structuur van dossiers, waardoor de gebruiker snel kan doorklikken naar het dossier welke hij / zij zoekt.

Er kunnen verschillende dossier types worden gedefinieerd. Bij het aanmaken van een nieuw dossier wordt op basis van dit dossier type een standaard mappenstructuur al automatisch aangemaakt.

Het is mogelijk om een dossier en documentmap als persoonlijk favoriet te markeren. Er is een overzichtsscherm met uw persoonlijke favoriete dossiers en documentmappen en er is tevens een widget op het Persoonlijk dashboard beschikbaar met een overzicht van uw favoriete dossiers en documentmappen. U kunt dan direct vanuit uw Persoonlijk dashboard doorklikken naar dossiers en documentmappen waarin u veel werkt.

Documenten uit een dossier kunnen eenvoudig gepubliceerd worden in een dossier overzicht op een site. Per document in het dossier kan aangegeven worden of dit document wel of niet getoond moet worden.

Meerdere documenten tegelijk uploaden (met drag & drop)

U kunt in één keer meerdere documenten tegelijk in het DMS uploaden. In het toevoegscherm selecteert u dan de documenten die u wilt uploaden. Ook kunt u de documenten vanaf de lokale pc in dit scherm slepen.

Bestanden archiveren

Er is een archief functie in het DMS. Documenten in het archief worden door de zoekfunctie en de verschillende mappenstructuren niet meer getoond, tenzij expliciet aan te geven.

MS Office integratie gekoppeld aan DMS

Livits CRM bevat de mogelijkheid om in- en uitgaande correspondentie in te boeken. Door de inzet van het DMS wordt de mogelijkheid tot correspondentie registratie uitgebreid, met de mogelijkheid om het correspondentiestuk als document op te slaan in het DMS.

U kunt bij bedrijven, personen en groepen ook (inkomende en uitgaande) correspondentie inboeken. Hierbij kunt u dan de (ingescande) correspondentie documenten toevoegen. Optioneel kunt u er dan voor kiezen om de correspondentie te registreren bij personen. Tevens kan er voor gekozen worden de documenten bijvoorbeeld ook direct in een dossier op te nemen.

In het DMS worden de e-mail en bijlages als losse documenten opgeslagen, maar ze worden wel aan elkaar gekoppeld, waardoor altijd inzichtelijk blijft dat bepaalde documenten bijlages zijn van een e-mailbericht