CRM Verenigingssoftware CCI Groep

Een uitgebreid relatie- en ledenbeheer systeem voor het voeren van één of meerdere ledenadministraties.

hero_immanuel

CRM

CRM

Het Customer Relationship Management (CRM) is een uitgebreid relatie- en ledenbeheer systeem voor het voeren van één of meerdere ledenadministraties, waarbij geautomatiseerd mutatieverzoeken vanaf een (besloten) site kunnen worden verwerkt en tevens een integratie met MS Outlook en MS Office kent. Het CRM van Livits is bovendien te integreren met CMS en DMS of andere systemen.

Demo aanvragen

Basis

 

Relatiebeheer (bedrijven en personen)

In het CRM bent u in staat om al uw relaties en leden vast te leggen. Een organisatie en een persoon staan altijd één keer in het systeem. U kunt meerdere onderlinge relaties vastleggen en historie bewaren. Deze relaties kunt u op verschillende manieren classificeren, zodat u de gegevens die u in het CRM opneemt tevens makkelijk praktisch kunt inzetten.

Medewerkerschappen, historie en classificatie

U kunt bij de personen aangeven voor welke bedrijven zij werkzaam zijn. Mocht iemand voor meerdere bedrijven werken, dan is dit aan te geven. Om ervoor te zorgen dat u een historie opbouwt, kunt in het systeem aangeven wanneer iemand van start is gegaan en eventueel gestopt is bij een bedrijf. Met behulp van de classificatie kunt u eenvoudig mensen op bijvoorbeeld titel ‘directeur’ terugvinden.

Werkgroep_besturen en commisies2Voorbeeld bestuurspagina

Groepen-, commissies- en besturenbeheer

Nagenoeg alle verenigingen werken met groepen, commissies en besturen. Er zijn speciale pagina’s beschikbaar voor deze verschillende type werkgroepen, waarvan de gegevens perfect in Livits vastgelegd kunnen worden. Leden en/of meelezers van een groep krijgen meer informatie te zien van zo’n groep, dan niet-leden. Het type informatie op de groep pagina’s zijn bijvoorbeeld vergaderdata en vergaderstukken, leden van de groep, doel van de groep, etc. Binnen groepen kunt u alle groepsleden vastleggen, vergaderingen plannen en vergader- en groepsstukken beheren.

Lidmaatschappen

In het CRM is een specifiek onderdeel ingericht, waar u alle lidmaatschapsgegevens van uw leden kunt vastleggen. Wederom bouwt u hier een historie op, zodat het altijd inzichtelijk is wat uw leden doen, hoe lang ze al lid zijn, wie uw oud-leden zijn en wie er nieuw bijgekomen zijn. Een onderdeel dat van groot belang is voor uw organisatie.

Zoeken, selecties en rapporten

Data wordt pas echt van belang als u er iets mee kunt doen. Met selecties en rapporten krijgt data pas echt waarde. Door het maken van selecties kunt u zonder enige technische kennis eenvoudig overzichten maken, bijvoorbeeld van alle directeuren van uw leden, of alle communicatie medewerkers bij uw leden maar ook van alle nieuwe leden in het afgelopen half jaar. Op deze manier kunt u informatie eenvoudig opzoeken in het systeem.

Contactregistratie

Wilt u inzicht krijgen in wat er echt speelt bij uw leden, zorg dan voor goede contactregistratie. U kunt eenvoudig uw telefoongesprekken, mailwisseling of bezoekverslagen vastleggen bij één of meerdere contacten (bedrijven, personen of werkgroepen). Ideaal voor uw team als een medewerker afwezig is, die de laatste keer de persoon gesproken heeft. De anderen zien wat er de vorige keer besproken is en kunnen goed anticiperen.

 

Bijeenkomsten

Bijeenkomsten vormen een belangrijk onderdeel van uw organisatie. U ontmoet leden en leden ontmoeten elkaar. Misschien heeft u uitgebreide bijeenkomsten met workshops in meerdere ruimtes, of regelmatig bijeenkomsten voor een kleinere groep. Al dit soort bijeenkomsten kunt u uitstekend organiseren met ondersteuning van de Livits module Bijeenkomsten.

Selfservice

Mocht er sprake zijn van bijvoorbeeld een adreswijziging aan de zijde van de leden, dan kunnen zij dit zelf aanpassen in het gesloten deel van uw website. De gegevens worden vervolgens real time aangepast in uw ledenadministratie. Mocht u ervoor kiezen om bepaalde velden/mutaties eerst te willen fiatteren, dan is dat mogelijk.

Mutaties fiatteren

Uw leden kunnen via het ledennet adresmutaties doorgeven. Deze mutaties komen op een ‘digitale stapel’ die uw medewerkers met één druk op de knop kan fiatteren. Vervolgens worden deze gegevens in het CRM verwerkt.

MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook plugin software t.b.v. mailings

Speciaal voor Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) hebben we een plugin ontwikkeld, waarmee u snel uw contacten uit het CRM kunt mailen of brieven kunt samenvoegen met de actuele data uit het CRM. Daarnaast kun u ook eenvoudig alle leden van een of meerdere groepen direct mailen. Uw Outlook adressenboek heeft u niet meer nodig, u houdt alles bij in het CRM, waar het hoort.

Extra kenmerken op flextabs

Elke organisatie onderscheid zich met het gebruik van specifieke kenmerken. Naast de standaard tabs kunt u drie extra flextabs door middel van uw kenmerken laten inrichten (inclusief in basis Livits pakket). Mocht u meer flextabs nodig hebben, dan is het mogelijk om deze te laten inrichten of u kiest ervoor dit zelf te doen na de basis opleiding.

Samenvoegfunctie

U wilt voorkomen dat een persoon meerdere keren in het CRM staan. Mocht dit het geval zijn, dan kunt u deze samenvoegen door de bestaande informatie in elkaar te laten ‘schuiven’.

Username en password beheer

In het CRM kunnen nieuwe gebruikers aangemaakt worden. Door een persoon een inlognaam en wachtwoord te geven en deze aan één of meerdere beveiligingsrollen te koppelen, kan toegang verleend worden tot besloten sites. De beheerder van het CRM heeft de mogelijkheid om gebruikersnamen en wachtwoorden te mailen naar de betreffende personen. Er wordt dan met één druk op de knop een automatisch opgemaakte mail verstuurd naar het op te geven e-mailadres. Via de “aangemeld blijven” functie hoeven leden niet telkens in te loggen. Deze methodiek werkt hetzelfde zoals bij Facebook en LinkedIn.

Snel invoer van visitekaartjes

De snel invoer functionaliteit voor visitekaartjes is bedoeld om eenvoudige en stapsgewijze invoer mogelijk te maken. Bij deze invoer heeft het systeem naamherkenning om dubbele invoer te voorkomen. Het invoeren gebeurt door de volgende stappen te doorlopen:

  • Bedrijfsgegevens invoeren
  • Persoonsgegevens invoeren
  • Functiegegevens invoeren
  • Communicatie voorkeur ingeven (optioneel)
  • Attributen koppelen (optioneel)
  • Werkgroepen koppelen (optioneel)

Naast het invoeren is ook een controlescherm gemaakt die inzicht geeft in welke personen en bedrijven ingevoerd zijn via deze functionaliteit. Dit is bedoeld om controles uit te voeren en de ingevoerde gegevens na te kunnen lopen op correctheid.

Inloggen en rechten

Het CRM wordt ingericht met verschillende beveiligingsrollen. Een beveiligingsrol bevat rechten en geeft aan welke functies een bepaalde rol hebben (toevoegen, bewerken, verwijderen) en welke functionaliteiten zichtbaar zijn. Een persoon kan gekoppeld worden aan één of meerdere rollen en krijgt hierdoor bepaalde rechten binnen het systeem. Livits kent een aantal standaard beveiligingsrollen.

Zoek- en printfuncties

U kunt eenvoudig het gehele CRM doorzoeken met de zoekfunctie, daarvoor hoeft u enkel een deel van het woord in te toetsen. Daarnaast kunt u op eenvoudige manier lijsten uit het CRM halen en deze printen.

Extra

Abonnementen

In het CRM kunnen naast lidmaatschappen tevens abonnementen, zowel voor bedrijven (brancheorganisaties) als voor personen (beroepsorganisaties) geregistreerd worden. Abonnementen hebben een soort, begindatum, einddatum en reden beëindiging. Een abonnement kent tevens velden als een abonnementsnummer, abonnementsaantal en optioneel een lijst van ontvangers. Abonnementen kunnen weergegeven worden op de persoonlijke profielpagina van een lid (op een ledennet). Hiermee biedt u uw leden inzicht in welke abonnementen / diensten ze van uw vereniging afnemen.

Contributie en facturatie

In Livits is het mogelijk om aan de hand van de parameters in het CRM de contributie per lid uit te rekenen. Deze stap dient door een functioneel consultant ingericht te worden. De contributieberekening wordt vervolgens o.b.v. orders met orderregels gegenereerd. Deze orderregels zijn in Livits aan te passen. Op basis van de orders worden facturen in PDF gegenereerd. Omdat iedere professionele ledenorganisatie op een andere manier de contributie berekend is dit altijd een intensief traject welke gezamenlijk met u wordt doorlopen.

Omdat contributieberekeningen heel klant specifiek zijn wordt dit ook als zodanig opgepakt. Hier komt vaak maatwerk bij kijken welke naadloos aansluit bij de standaarden van Livits.

Orderverwerking

Voor alle bedrijven en personen waar een contributieregel voor gemaakt is kunnen orders gemaakt worden. Dit kan in bulk of individueel. Een order bestaat uit één of meerdere orderregels. In een order regel staat een bedrag en een omschrijving waar het bedrag op gebaseerd is. In de order module is het ook mogelijk om orders te splitsen, hierdoor kunnen deelleveringen uitgevoerd worden.

Badge sjablonen

Wanneer u gebruik maakt van Livits CRM kunnen er ook badges gemaakt worden en naambordjes, inclusief deelname aan programmaonderdelen voor bijeenkomsten. Elke klant hanteert diverse sjablonen, daarom richten wij dit specifiek in. U kunt uw wensen bespreken met uw contactpersoon van CCI Groep.

MS sjablonen

Met de MS Word koppeling is het mogelijk om een document aan te maken op basis van een sjabloon. Door de verschillende sjablonen die binnen de organisatie gebruikt worden op te nemen in de MS Office koppeling kunt u documenten aanmaken op basis van deze sjablonen. Zo is een brief, agenda of memo altijd in de huisstijl van uw organisatie. Naast briefsjablonen kunnen ook andere sjablonen in de MS Word Add-in opgenomen worden. Agenda-, notulen- en memosjablonen kunnen gebruikt worden om samen te voegen met een groepsvergadering. Hierdoor worden de datum, tijd, locatie en de aanwezigen direct samengevoegd in het sjabloon.

Ook kunt u de MS PowerPoint Add-in voor het aan- en opmaken van PowerPoint presentaties gebruiken. Door middel van de Add-in kan een sjabloon gekozen worden dat geheel in de huisstijl is van uw organisatie. Gebruik de Add-in om vervolgens de presentatie in het DMS op te slaan en te koppelen aan de juiste bedrijven, personen, groepen en/of dossiers.

Of gebruik de MS Excel Add-in voor het aanmaken van spreadsheets. Na invoering van de benodigde gegevens kan het spreadsheet-bestand in het DMS opgeslagen en gekoppeld worden aan de juiste bedrijven, personen, groepen en/of dossiers.

Elke klant hanteert diverse sjablonen, daarom richten wij dit specifiek in. U kunt uw wensen bespreken met uw contactpersoon van CCI Groep.

Weergave van wijzigingen

In het CRM is op verschillende plekken inzichtelijk wie welke wijzigingen heeft doorgevoerd, zowel zichtbaar per bedrijf als per persoon. Ook is er een totaaloverzicht waarop alle mutaties te zien zijn. Hierdoor kunnen collega’s elkaar bv. attenderen op beleidsafspraken die gemaakt zijn over de invoer van informatie. Dit komt onder andere de datakwaliteit ten goede.

Specifieke contactregistratie classificatie

Selecties kunnen gemaakt worden door gebruik te maken van selectiecriteria. In het CRM zijn een aantal standaard selectiecriteria aanwezig, zoals:

  • Bedrijven
    • Relatiesoort
    • Lidmaatschap gegevens
    • Postcodegebied
    • Kenmerken (attributen)
  • Personen
    • Relatiesoort
    • Postcodegebied
    • Geboortedatum
    • Functie (classificatie)
    • Met een functie bij een bepaald type bedrijf (bijv. “alle directeuren van lidbedrijven”)
    • Kenmerken (attributen)
    • Via groepen (bijv. “alle personen van het bestuur en alle personen van de ICT werkgroep”)

Voldoen de standaard selectiecriteria niet voor uw organisatie, dan kunnen er altijd criteria op maat gemaakt worden.