Bijeenkomst vereniging Verenigingssoftware CCI Gro

Organiseer eenvoudig uw bijeenkomst van A-Z.

hero_immanuel

Bijeenkomsten

Bijeenkomsten

Bijeenkomsten vormen een belangrijk onderdeel van uw organisatie. U ontmoet leden en leden ontmoeten elkaar. Er kunnen verschillende soorten bijeenkomsten aangemaakt worden. Denk hierbij aan congressen, ALV, vergaderingen, workshops en andere bijeenkomsten. Al dit soort bijeenkomsten kunt u uitstekend organiseren met ondersteuning van de module bijeenkomsten.

De organisatie van uw bijeenkomsten wordt een stuk eenvoudiger. Deze module ondersteunt u van begin tot eind. De uitnodiging van mensen, inschrijvingen, de publicatie van bijeenkomsten op uw site. Introducees opgeven, genodigden reminders sturen. Deelnemerslijsten en badges uitdraaien. Tot en met evaluatie en de facturering. Alles in één systeem.

Demo aanvragen

Basis

Bijeenkomstendetails (locatie, programma etc.)

In de module Bijeenkomsten kunt u alle zaken rondom een bijeenkomst regelen; u legt de bijeenkomstdetails vast, zoals locatie, programma, parallelsessies, voorzieningen. U kunt aan- en afmeldingen registreren, de bijeenkomst publiceren op een site en/of besloten gedeelte (inclusief aanmeldmogelijkheid en automatische reservelijst als de bijeenkomst vol is) en gasten uitnodigingen en reminders sturen. Verder is het mogelijk om deelnemerslijsten, badges en naambordjes uit te draaien.

Bijeenkomst_Publicatiepagina bijeenkomstBijeenkomst detail pagina

Publicatie bijeenkomst (open / gesloten)

Bepaal zelf of een bijeenkomst enkel voor leden is of dat ook niet-leden zich mogen aanmelden. De bijeenkomst kan afhankelijk van deze keuze gepubliceerd worden op de website en/of het ledennet.

bijeenkomstmodule_uitnodigingVoorbeeld uitnodiging

Uitnodigingen versturen

U kunt vanuit de bijeenkomstenmodule contactgegevens uit het CRM halen, zodat u deze kunt gebruiken voor het versturen van uw uitnodigingen. Doordat deze uitnodigingen gevuld worden met de gegevens, zal bijvoorbeeld de aanhef zijn ingevuld en voegt het systeem de informatie over locatie, datum etc. toe in de uitnodiging. Als een lid de uitnodiging ontvangt, dan wordt hij/zij direct doorgeleid naar het ledennet. In het aanmeldformulier zijn de persoonsgegevens vooringevuld.

Automatische bevestiging van inschrijving

Via de bijeenkomsten module is het mogelijk automatische bevestigingen te versturen nadat iemand zich heeft ingeschreven op een bijeenkomst. U heeft hierin 2 opties, een bevestiging naar de aanmelder en/of een bevestiging naar een (of meerdere) beheerders. Deze mails zijn naar wens in te vullen.

Wanneer een bezoeker zichzelf aanmeldt via de bijeenkomst worden 1 of beide mails automatisch verstuurd. Uiteraard wordt de inschrijving ook opgenomen in Livits.

Aan- en afmeldingen registreren

Aanmelden voor bijeenkomsten gaat volledig geautomatiseerd via de website en het ledennet met voor ingevulde formulieren. Deze aanmeldingen worden verwerkt in Livits. Zo heeft u altijd een volledig overzicht van uw aanmeldingen. Is het maximum aantal deelnemers voor een bijeenkomst bereikt? Dan krijgt de organisator een mailnotificatie en worden nieuwe aanmelders automatisch op de reservelijst gezet.

Meldt iemand zich aan via de website? Dan kunt u deze persoon met één klik op de knop in het CRM activeren.

Reminders versturen

Genodigden veranderen van status zodra ze zich hebben aangemeld. Dat maakt het mogelijk om reminders alleen te sturen naar personen die uitgenodigd zijn maar zich nog niet hebben aangemeld.

Deelnemerslijsten (Excel)

U kunt eenvoudig deelnemerslijsten uitdraaien, net zoals overzichten van alle genodigden, aanmeldingen en afwezigen. Deze gegevens worden geëxporteerd naar MS Excel.

Extra

Badges sjablonen

U wilt vanuit de bijeenkomstmodule badges kunnen printen. Dit kan aan de hand van de gegevens die het CRM heeft verzameld. Het opmaken van de badges is afhankelijk van de bijeenkomst, uw wensen en uw huisstijl, vandaar dat wij deze optie voor het opmaken van een badge sjabloon los aanbieden.

Facturatie/online betalen

Indien u bijeenkomsten organiseert waar de bezoekers voor betalen, kunt u ook de facturatie via Livits laten verlopen. De module Bijeenkomsten wordt dan uitgebreid met facturatie functionaliteiten:

  • Prijzen koppelen aan de bijeenkomst(onderdelen) zoals het entree en de voorzieningen
  • Orders voor deelnemers (ook voor no-show) generen, die als basis dienen voor een factuur
  • Automatisch gegenereerde batchnummers die aan orders worden toegekend

Er is een standaard integratie aanwezig met betaalprovider Ingenico. Ingenico is een betalingsprovider waarmee uw bezoekers en leden online kunnen betalen via o.a. iDEAL.

Enquête koppelen

Aan een bijeenkomst kunt u een enquête koppelen. Hierdoor is het mogelijk om de deelnemers van een bijeenkomst (een gepersonaliseerde link van) een enquête te sturen en gewenste informatie te verzamelen.